BESTYRELSE‎ > ‎

Referater

Bestyrelsens Beretning

indsendt 25. maj 2017 11.41 af Jane Hamilton

KULTURHUSET FREM

Formandens beretning ved repræsentantskabsmøde 26. april 2017

Sidste år ved denne tid skrev jeg i bestyrelsens beretning:

Der arbejdes fortsat på at skabe orden i mødeprocedure og administration, samt at rydde op i gamle opgaver for at

gøre bestyrelsesarbejdet nemmere og måske også lidt sjovere.

I løbet af 2016 fik bestyrelsen etableret en behagelig og effektiv mødeform, sådan at rutinesager kan

ekspederes uden besvær, og giver plads til kreativ og konstruktiv behandling af gamle opgaver såvel som

nye ideer.

Der er ikke kommet flere medlemmer i år og vi har ikke længere NOKIDS eller Baby/børnediskotek. Til

gengæld har NONAME for nylig præsteret en fordobling af medlemskaber og det glæder vi os over.

Sammen med Cassiopeia, er NONAME en af FREMs kerneaktiviteter gennem mange år og vores opgave som

bestyrelse er, at tilgodese medlemmernes behov, herunder de frivilliges arbejdskraft, og ikke mindst at

gøre Kulturhuset FREM til et attraktivt sted for nye tiltag.

Vi er i gang med at arbejde for 2 hovedsager:

1. Bedre faciliteter og en stærkere identitet udadtil

2. Lavere udgifter for nuværende og kommende medlemsgruppe (nedsat eller ingen husleje).


1. Det store projekt er begyndt. Vi skal finde 250.000,- til fornyelser, indkøb og forbedringer.

Projektbeskrivelse, budget, regnskab, samt andre bilag vedr. ansøgning kan rekvireres af alle

interesserede. Der er til dato bevilget 16000,- fra Fællesråd i 2016 og 50.000,- fra Bornholms Brand i 2017.

2. Vi står nu helt på egen hånd med driftsudgifter og indvendig vedligeholdelse. Husleje for medlemsgrupperne

har været et tilbagevendende emne på dagsorden i 2016. Bestyrelsen er enig om, at denne

udgift er for høj for ildsjæle der gerne vil lave arrangementer ved hjælp af frivillige. Den rigtige løsning,

mener vi, vil være at det ikke skal koste penge at lave et arrangement i FREM. Dette kan ikke lade sig

gøre, medmindre bestyrelsen kan finde alternativ finansieringer til dækning af driften. Vi opfordre alle til

at komme med idéer til, hvordan FREM selv kan lave ‘støttearrangementer’ i form af feks. Quiz- eller

Banko- aftener.

Vi venter samtaler med BRK om  driftssaftale, brandsynsrapport og færdiggørelse/afslutningen af

byggeopgave, bl.a. i forbindelse med  fjernvarme.

Tak til bestyrelsen for godt samarbejde og positiv indstilling. Vi er kommet langt.

Bestyrelsen april 2017 til april 2018 ser sådan ud:

Jane Hamilton - formand, Dorthe Lund - kasserer, Ulrich Krenchel, Uffe Hansen, og Inger Rasmussen.

Suppleanter: Helle Kvanhauge og Maja Ibsen.

Jane Hamilton

Formand for Bestyrelsen i Kulturhuset FREM

REPRÆSENTANTSKABSMØDE onsdag d. 26. april 2017 kl. 19.00

indsendt 5. maj 2017 03.52 af Jane Hamilton


Tilstede: Jane Hamilton, Helle Kvanhauge, Ulrich Krenchel, Uffe Hansen, Inger Rasmussen, Dorthe Lund

  1. Valg af dirigent
    Helle (stemmetæller ikke nødvendigt - der var ingen fremmødte foruden besyrelsen)
  2. Bestyrelsens beretning
    Godkendt. Korrekturlæses og sendes til Tidende
  3. Godkendelse af regnskab
    Regnskab godkendt uden kommentar
  4. Godkendelse af budget og fastsættelse af lejeafgifter og kontingenter
    Budget godkendt med tak til Jens Peter Müller for udarbejdelse
  5. Indkomne forslag
    Ingen
  6. Valg af medlemmer til bestyrelsen og 2 bestyrelsessuppleanter
    Ulrich Krenchel og Inger Rasmussen og Helle Kvanhauge modtager valg. Jens Peter Müller modtager ikke valg. Som nye suppleant forslår bestyrelsen Maja Ibsen, som ikke er tilstede, men modtager valg. Bestyrelsen april 2017 til april 2018 ser sådan ud:
    Jane Hamilton - formand, Dorthe Lund - kasserer, Ulrich Krenchel, Uffe Hansen, og Inger Rasmussen. Suppleanter: Helle Kvanhauge og Maja Ibsen.
    Stor tak til Jens Peter for alt det han har gjort for FREM, både som bestyrelsesmedlem, som formand, som blæksprutte og ikke mindst som dygtig og erfaren håndværker. Med sin viden og håndværksmæssige kunnen, har Jens Peter guidet FREM i gennem utallige store og små opgaver ‘fra loft til kælder’ gennem mange, mange år. I sin rolle som formand og initiativtager for NONAME, sammen med de mange andre opgaver der fylder i hverdagen, håber vi, at han alligevel har tid og lyst til at sige ja, når vi byder ham op til en ny dans i fremtiden, så han kan være medvrkende til at vi fortsat har et godt og funktionelt FREM.
  7. Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter
    Laila Balle og Lene Stenstrop fortsætter som revisorer.
  8. Fastsættelse af antallet af repræsentanter til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde og disses fordeling mellem medlemmerne
    (ingen fremmødte foruden bestyrelsen)
  9. Eventuelt
    1. Udhængsskab. Bestem beslut og bestil! Helle (og Allan) har fået staffetten. Bestyrelsen skal godkende deres beslutning før der bestilles men dette behøver ikke vente til næste bestyrelsesmøde. Betalingen kommer fra ‘gulvkontoen’.
    2. Salg af 7’ere - dem der endnu ikke er i stykker skal fotograferes og sættes til salg (Bruun Rasmussen, Laurits eller muligvis i eget regi). Uffe og Inger har opgaven. Indkøb af nye stol skal naturligvis være parat lige så snart salget af 7’ere bliver en realitet. Der er et stort udvalg af lækre, billige stole som opfylder alle krav undtagen sammenkobling og derfor har bestyrelsen endnu ikke kunne nå til enighed om købet. Sammenkoblingssystemet på Ane-stolen (som også er billig) er genialt men selve stolen er langt under den standard bestyrelsen ønsker. Derfor har vi i flere år haft lange diskussioner om emnet. Kort resumé fra aftenens idérig snak:
    - Køb en god billig stol uden sammenkobling og bekost vedhæftning af faste koblings-bøjler.
    - Vælg en rigtig konferencestol der opfylder alle krav og ønsker, og betal prisen!
    (
    Den sidstnævnte er der allerede bugetteret for i vores nye plan for FREMs forbedringer.)
    3. Brdr Larsens Fond har deadline 1.maj. Der er ingen der har tid på så kort varsel men Helle vil tage et kig og vurdere om det kan gøres i en håndvending. Hvis ikke, tager vi den i oktober.
  10. Næste møde:
    onsdag den 14. Juni 

indsendt 30. aug. 2009 05.25 af Niels Bjerre   [ opdateret 3. jun. 2013 12.42 af Lene Stenstrop ]

 

Referat: 23/8 2009

indsendt 30. aug. 2009 05.07 af Niels Bjerre   [ opdateret 30. aug. 2009 05.23 ]

Hos Fie: Deltagere Lars, Fie, Laila, Jens P, Olav, Niels H, Niels B.

Dagsorden:
  1. Arbejdsdeling
  2. Udlejning
  3. Frivilligfest 20/6
  4. Arbejdsopgaver JP
  5. Diverse
1. Se (og kontroller!) nye ansvar / arbejdsdeling.

2. Opdater udlejningskontrakt (Niels B) - evt. depositum?

3. Niels Holm koordinerer. 7 dages tilmeldingsfrist

4. Arbejdsopgaver
  1. Rygeskilte
  2. malearbejde
  3. Kælder: dokumentskab/boks ud
  4. tæppe/gardin i omklædningsrum
  5. Skabe hvor boksen har stået
  6. Lys i depotrum
  7. Gulv i fotokopieringsrum
  8. Isolering og komfortknap til fyret
Evt.
   El-sikkerheds attest (samtidig komfortknap?)



Referat: 8/6 2009

indsendt 8. jun. 2009 08.29 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. jun. 2009 02.22 ]

Hos Fie: Deltagere Karin (SVAK), Fie, Laila, Jens P, Olav, Niels H, Niels B.

Dagsorden:
  1. SVAK
  2. Arbejdsdeling
  3. Frivilligfest 20/6
  4. DPA/Djorn Juni Fred. 12/6
  5. Økonomi
  6. Diverse
1. SVAK har ved en fejltagelse ikke har fået indkaldelse til repræsentantskabs-mødet! Formanden påtager sig ansvaret og beklager dybt. Det er blevet aftalt at SVAK sender en repræsentant (Lars Bitsch) til bestyrelsesmøderne, og vi påskønner denne styrkelse af bestyrelsen.

2. Se (og kontroller!) nye ansvar / arbejdsdeling. Lars kan overveje til næste møde om der er nogle opgaver han kunne tænke sig. En hel konkret arbejdsopgave er fundraising til udsmykning af buerne udenfor FREM?

3. Frivillig-festen blev efter lang diskussion flyttet til 22/8. Niels B skriver til foreningerne. Niels H er fortsat anker-mand på projektet og skriver på indbydelse, der bl.a. skal i Svaneke-bladet.

4. DPA/Djorn Juni musik-arrangement Fred. 12/6. Jens P. laver lyd og er vært. Niels B (og Karin Schubert) tager bar.

5. Økonomi: ca. 80.000 på "bogen".

6. EVT
 - Nøgle til depotrummet ("Steen's") blev overdraget vært og vicevært Jens P!
 - Laila undersøger om KODA afgifter med fordel kan samordnes mellem medlemmerne
 - Lås på døren til loftet  snarest muligt (samme nøgle som hoveddøren)
 - JP fik OK til at fjerne pengeskab i kælder-gangen.
 - Møde i slutningen af august med SVAK om plan for loftet.

Næste møde: 19/7 kl 19 hos Fie (... MED GRILL!!)

Bestyrelsesmøde 18/5 2009

indsendt 21. apr. 2009 23.12 af Niels Bjerre   [ opdateret 8. jun. 2009 08.28 ]

Deltagere:
Niels H, Jens Peter og Niels B

Dagsorden:
  1. Referat fra repræsentantskabsmøde.
  2. Arbejdsdeling
  3. Konstitution
  4. Udsmykning af buerne
  5. Isolering
  6. Øvelokale
  7. Forenings-samarbejde (Støttemidler, "Frem-medlemsskab", videns-opbygning m.v.)
  8. Frivillig fest

Arbejdsdeling
Vi blev enige om følgende arbejdsdeling, som må ændres hvis der er væsentlige indvendinger. Bemærk:
  • 2 nye punkter: Energiaflæsning og udlejnings-værtsfunktion
  • Fie har ingen punkter, men vi håber stadig hun vil deltage - f.eks i fundraising
Se http://frem.svaneke.net/bestyrelse/ansvar-2

Konstitution
Niels B - formand, Laila - regnskab

Udsmykning af Buerne
Vi kunne tænke os en "udbuds-konkurrence", men ve skal først finde penge. Niels B kontakter kommunen og Fællesrådet.

Frivillig Fest
Niels H forsøger at få en fest på benene i samarbejde med bl.a. Helle Kvanhauge, d. 13, 19 eller 20 juni.

Diverse:

2008-12-02

indsendt 8. mar. 2009 10.11 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.36 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 2 december 2008

Deltagere: Fie, Niels H, Olav, Niels B.

  1. Økonomi
  2. Kommune-aftale
  3. Moms-registrering
  4. Varme-systemet
  5. hejseværk
  6. Diverse
  1. Økonomi
    Laila har i længere tid arbejdet i København. NB sørger midlertidigt for at post videresendes til Laila. Fie og NB hjælper med at sikre at få faktureret og evt. rykket foreningerne.

  2. Kommune aftale
    Steen og NB har været til møde med kommunen og repræsentanter for medborgerhuse m.v. Her kunne vi ikke rigtigt finde ud af hvordan vores økonomi ser ud i fremtiden. Vi hører formentlig mere til i "kultur-forvaltningen" end i afdelingen for "Børn, idræt og fritid"? I hvert fald har Irene Dunker fra kommunen (d. 4 dec.) forsikret NB, at vores driftstilskud fortsætter uændret i 2009.

  3. Moms-registrering
    Stort set ingen af de øvrige af kommunens medborgerhuse er moms-registreret. I forbindelse med års-regnskabet kan vi analysere fordele og ulemper ved at være momsregistreret.

  4. Varme-systemet
    Vi er interesseret i en varme-pumpe med jordvarme. Men det er formentlig en løsning der ikke kan realiseres i nærmeste fremtid. Vi satser derfor på den hurtige, billige løsning, der kan forenkle og effektivisere varmeanlæget: Isolering af varmerør i sal og operatør-rum samt yderligere automatisering/forenkling af varmesystem, så der slet ikke kan/skal reguleres på anlæget - på nær en varme "komfort-knap". NB snakker med Lindblad/ Teknisk Forvaltning om en løsning i størrelsesordnen kr. 12.000.

  5. Hejseværk
    Steen og Jens-Peter får bemyndigelse til at købe nyt hejseværk til scenen til maks. 1000 kr.

  6. Diverse:
    Niels H. prøver at få en af de frivillige i Cassiopeia til at sørge for at der altid er købt: Håndsæbe, toiletpapir, rengøringsmidler, støvsugerposer m.v.(?)
Næste møde: 5/1-2009 kl 19:00 hos Fie

2008-02-28

indsendt 8. mar. 2009 10.10 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.36 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 28. feb. 2008

Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B.

  1. Redningsåbning i kælderen. Brandinspektøren anbefaler 1. vinduesåbning til højre ved indgangen til kælderen.
    Pernille Bülow har indvilget i at holde gangen ud til brænderigænget passabelt. Der bliver begrænsning på 12 personer i kælderen!
  2. Vi søger jobcenteret om at Steen Hansen kommer i "praktik" i FREM i april måned.
  3. Film-lærred: Niels H har snart afsluttet projektet.
  4. Musik-øvelokaler: Fællesrådets kulturfond har bevilleget kr. 5.000 til trommesæt. Vi takker! Olav indhenter tilbud på trommer der også kan bruges ved koncerter.
  5. Ind- og udvendigt lys: Steen sætter gang i de aftalte ting, nu hvor SVAK er færdig.
  6. Repræsentantskabs-møde: Lis sikrer sig (helst skriftligt/email) at revisor har afsluttet regnskab senest 15. marts. Fie laver udkast til indkaldelse, der sendes midt i marts. Niels B laver beretning.
  7. Evt. Postkasse under etablering (afventer leveringsproblemer). Niels B. godkendt som "bestyrer".
Næste møde 15/4 2008 kl. 19 hos Fie
Repræsentantskabsmøde d. 16. april

2008-01-29

indsendt 8. mar. 2009 10.08 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.35 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 29. jan. 2008

Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B., Steen

  1. Film-lærred: Niels H har repareret lærredet, opsat nye kabler og sørget for mere sikkert system til at køre lærredet op og ned. Niels laver også ekstra lang stang til kontakten der stopper lærredet ved gulvet, samt en yderligere beskyttelse af kablet mod højtaler-kabel m.v.
  2. Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt. Frist 1/2 2008.
  3. Vedligeholdelse:
    • Udvendigt lys: Udvendigt lys i gænget og gavlen, Udvendige skabe og ophængsskabe i foyen.
    • Invendigt lys: Lamper på scenen, vågelys ved kontakterne på trappen til kælderen.
    • Overfyldt skraldespand i gænget skal omlæsses.
    Niels B og Steen. Steen tager kontakt til elektriker.
  4. Sikkerhedsstyrelsen om HFI-afbryder. Skal "motioneres" jævnligt! er OK.
  5. Brand-tilsyn d. 29/11: Der skal etableres nødudgang. Fie fremskaffer matrikel-kort fra kommunen.
  6. Det pointeres for foreningerne, at scene, kælder, sal, foye og toiletter til hver en tid skal ryddes og rengøres efter brug. En forening kan (kortvarigt) efterlade ting på f.eks. scenen hvis det er aftalt og akcepteret af FREM's bestyrelse. Bestyrelsen vil sædvanligvis altid akceptere det hvis det er akcepteret af de medlemsforeninger, der skal bruge FREM i mellemtiden.
Næste møde 28/2 2008 kl. 19 hos Fie
Repræsentantskabsmøde d. 16. april

2007-11-27

indsendt 8. mar. 2009 10.01 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.34 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 27. nov. 2007
Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B., Steen

  1. Diskussion af Cassiopeia's Clausen arrangement. Enighed om at de skal betale ordinær takst
  2. Diverse vedligeholdelse: Steen & Olav sørger for EL-installation på scenen
    JP har skaffet lægter til loftet. Peter Munk har sponsoreret maling til diverse småting.
  3. Referat af "Riscon's " besøg i FREM og fra møde med kommunens fritids- og kultur-udvalg.
  4. Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt. Frist 1/2 2008.
  5. Fie laver (på et tidspunkt) visions-papir vedr. ønsker t. huset
  6. Niels B. orienterer foreningerne om forsikringer og kopimaskinen. Vi betaler kr. 800 pr år for service inkl. toner. Toner skal bestilles god tid i forvejen. Telefonnr står ved printeren.
  7. Brand-tilsyn d. 29/11
Næste møde 29/1 2008kl. 19 hos Fie

1-10 of 14