BESTYRELSE‎ > ‎

Referater

indsendt 30. aug. 2009 05.25 af Niels Bjerre   [ opdateret 3. jun. 2013 12.42 af Lene Stenstrop ]

 

Referat: 23/8 2009

indsendt 30. aug. 2009 05.07 af Niels Bjerre   [ opdateret 30. aug. 2009 05.23 ]

Hos Fie: Deltagere Lars, Fie, Laila, Jens P, Olav, Niels H, Niels B.

Dagsorden:
  1. Arbejdsdeling
  2. Udlejning
  3. Frivilligfest 20/6
  4. Arbejdsopgaver JP
  5. Diverse
1. Se (og kontroller!) nye ansvar / arbejdsdeling.

2. Opdater udlejningskontrakt (Niels B) - evt. depositum?

3. Niels Holm koordinerer. 7 dages tilmeldingsfrist

4. Arbejdsopgaver
  1. Rygeskilte
  2. malearbejde
  3. Kælder: dokumentskab/boks ud
  4. tæppe/gardin i omklædningsrum
  5. Skabe hvor boksen har stået
  6. Lys i depotrum
  7. Gulv i fotokopieringsrum
  8. Isolering og komfortknap til fyret
Evt.
   El-sikkerheds attest (samtidig komfortknap?)



Referat: 8/6 2009

indsendt 8. jun. 2009 08.29 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. jun. 2009 02.22 ]

Hos Fie: Deltagere Karin (SVAK), Fie, Laila, Jens P, Olav, Niels H, Niels B.

Dagsorden:
  1. SVAK
  2. Arbejdsdeling
  3. Frivilligfest 20/6
  4. DPA/Djorn Juni Fred. 12/6
  5. Økonomi
  6. Diverse
1. SVAK har ved en fejltagelse ikke har fået indkaldelse til repræsentantskabs-mødet! Formanden påtager sig ansvaret og beklager dybt. Det er blevet aftalt at SVAK sender en repræsentant (Lars Bitsch) til bestyrelsesmøderne, og vi påskønner denne styrkelse af bestyrelsen.

2. Se (og kontroller!) nye ansvar / arbejdsdeling. Lars kan overveje til næste møde om der er nogle opgaver han kunne tænke sig. En hel konkret arbejdsopgave er fundraising til udsmykning af buerne udenfor FREM?

3. Frivillig-festen blev efter lang diskussion flyttet til 22/8. Niels B skriver til foreningerne. Niels H er fortsat anker-mand på projektet og skriver på indbydelse, der bl.a. skal i Svaneke-bladet.

4. DPA/Djorn Juni musik-arrangement Fred. 12/6. Jens P. laver lyd og er vært. Niels B (og Karin Schubert) tager bar.

5. Økonomi: ca. 80.000 på "bogen".

6. EVT
 - Nøgle til depotrummet ("Steen's") blev overdraget vært og vicevært Jens P!
 - Laila undersøger om KODA afgifter med fordel kan samordnes mellem medlemmerne
 - Lås på døren til loftet  snarest muligt (samme nøgle som hoveddøren)
 - JP fik OK til at fjerne pengeskab i kælder-gangen.
 - Møde i slutningen af august med SVAK om plan for loftet.

Næste møde: 19/7 kl 19 hos Fie (... MED GRILL!!)

Bestyrelsesmøde 18/5 2009

indsendt 21. apr. 2009 23.12 af Niels Bjerre   [ opdateret 8. jun. 2009 08.28 ]

Deltagere:
Niels H, Jens Peter og Niels B

Dagsorden:
  1. Referat fra repræsentantskabsmøde.
  2. Arbejdsdeling
  3. Konstitution
  4. Udsmykning af buerne
  5. Isolering
  6. Øvelokale
  7. Forenings-samarbejde (Støttemidler, "Frem-medlemsskab", videns-opbygning m.v.)
  8. Frivillig fest

Arbejdsdeling
Vi blev enige om følgende arbejdsdeling, som må ændres hvis der er væsentlige indvendinger. Bemærk:
  • 2 nye punkter: Energiaflæsning og udlejnings-værtsfunktion
  • Fie har ingen punkter, men vi håber stadig hun vil deltage - f.eks i fundraising
Se http://frem.svaneke.net/bestyrelse/ansvar-2

Konstitution
Niels B - formand, Laila - regnskab

Udsmykning af Buerne
Vi kunne tænke os en "udbuds-konkurrence", men ve skal først finde penge. Niels B kontakter kommunen og Fællesrådet.

Frivillig Fest
Niels H forsøger at få en fest på benene i samarbejde med bl.a. Helle Kvanhauge, d. 13, 19 eller 20 juni.

Diverse:

2008-12-02

indsendt 8. mar. 2009 10.11 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.36 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 2 december 2008

Deltagere: Fie, Niels H, Olav, Niels B.

  1. Økonomi
  2. Kommune-aftale
  3. Moms-registrering
  4. Varme-systemet
  5. hejseværk
  6. Diverse
  1. Økonomi
    Laila har i længere tid arbejdet i København. NB sørger midlertidigt for at post videresendes til Laila. Fie og NB hjælper med at sikre at få faktureret og evt. rykket foreningerne.

  2. Kommune aftale
    Steen og NB har været til møde med kommunen og repræsentanter for medborgerhuse m.v. Her kunne vi ikke rigtigt finde ud af hvordan vores økonomi ser ud i fremtiden. Vi hører formentlig mere til i "kultur-forvaltningen" end i afdelingen for "Børn, idræt og fritid"? I hvert fald har Irene Dunker fra kommunen (d. 4 dec.) forsikret NB, at vores driftstilskud fortsætter uændret i 2009.

  3. Moms-registrering
    Stort set ingen af de øvrige af kommunens medborgerhuse er moms-registreret. I forbindelse med års-regnskabet kan vi analysere fordele og ulemper ved at være momsregistreret.

  4. Varme-systemet
    Vi er interesseret i en varme-pumpe med jordvarme. Men det er formentlig en løsning der ikke kan realiseres i nærmeste fremtid. Vi satser derfor på den hurtige, billige løsning, der kan forenkle og effektivisere varmeanlæget: Isolering af varmerør i sal og operatør-rum samt yderligere automatisering/forenkling af varmesystem, så der slet ikke kan/skal reguleres på anlæget - på nær en varme "komfort-knap". NB snakker med Lindblad/ Teknisk Forvaltning om en løsning i størrelsesordnen kr. 12.000.

  5. Hejseværk
    Steen og Jens-Peter får bemyndigelse til at købe nyt hejseværk til scenen til maks. 1000 kr.

  6. Diverse:
    Niels H. prøver at få en af de frivillige i Cassiopeia til at sørge for at der altid er købt: Håndsæbe, toiletpapir, rengøringsmidler, støvsugerposer m.v.(?)
Næste møde: 5/1-2009 kl 19:00 hos Fie

2008-02-28

indsendt 8. mar. 2009 10.10 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.36 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 28. feb. 2008

Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B.

  1. Redningsåbning i kælderen. Brandinspektøren anbefaler 1. vinduesåbning til højre ved indgangen til kælderen.
    Pernille Bülow har indvilget i at holde gangen ud til brænderigænget passabelt. Der bliver begrænsning på 12 personer i kælderen!
  2. Vi søger jobcenteret om at Steen Hansen kommer i "praktik" i FREM i april måned.
  3. Film-lærred: Niels H har snart afsluttet projektet.
  4. Musik-øvelokaler: Fællesrådets kulturfond har bevilleget kr. 5.000 til trommesæt. Vi takker! Olav indhenter tilbud på trommer der også kan bruges ved koncerter.
  5. Ind- og udvendigt lys: Steen sætter gang i de aftalte ting, nu hvor SVAK er færdig.
  6. Repræsentantskabs-møde: Lis sikrer sig (helst skriftligt/email) at revisor har afsluttet regnskab senest 15. marts. Fie laver udkast til indkaldelse, der sendes midt i marts. Niels B laver beretning.
  7. Evt. Postkasse under etablering (afventer leveringsproblemer). Niels B. godkendt som "bestyrer".
Næste møde 15/4 2008 kl. 19 hos Fie
Repræsentantskabsmøde d. 16. april

2008-01-29

indsendt 8. mar. 2009 10.08 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.35 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 29. jan. 2008

Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B., Steen

  1. Film-lærred: Niels H har repareret lærredet, opsat nye kabler og sørget for mere sikkert system til at køre lærredet op og ned. Niels laver også ekstra lang stang til kontakten der stopper lærredet ved gulvet, samt en yderligere beskyttelse af kablet mod højtaler-kabel m.v.
  2. Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt. Frist 1/2 2008.
  3. Vedligeholdelse:
    • Udvendigt lys: Udvendigt lys i gænget og gavlen, Udvendige skabe og ophængsskabe i foyen.
    • Invendigt lys: Lamper på scenen, vågelys ved kontakterne på trappen til kælderen.
    • Overfyldt skraldespand i gænget skal omlæsses.
    Niels B og Steen. Steen tager kontakt til elektriker.
  4. Sikkerhedsstyrelsen om HFI-afbryder. Skal "motioneres" jævnligt! er OK.
  5. Brand-tilsyn d. 29/11: Der skal etableres nødudgang. Fie fremskaffer matrikel-kort fra kommunen.
  6. Det pointeres for foreningerne, at scene, kælder, sal, foye og toiletter til hver en tid skal ryddes og rengøres efter brug. En forening kan (kortvarigt) efterlade ting på f.eks. scenen hvis det er aftalt og akcepteret af FREM's bestyrelse. Bestyrelsen vil sædvanligvis altid akceptere det hvis det er akcepteret af de medlemsforeninger, der skal bruge FREM i mellemtiden.
Næste møde 28/2 2008 kl. 19 hos Fie
Repræsentantskabsmøde d. 16. april

2007-11-27

indsendt 8. mar. 2009 10.01 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.34 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 27. nov. 2007
Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B., Steen

  1. Diskussion af Cassiopeia's Clausen arrangement. Enighed om at de skal betale ordinær takst
  2. Diverse vedligeholdelse: Steen & Olav sørger for EL-installation på scenen
    JP har skaffet lægter til loftet. Peter Munk har sponsoreret maling til diverse småting.
  3. Referat af "Riscon's " besøg i FREM og fra møde med kommunens fritids- og kultur-udvalg.
  4. Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt. Frist 1/2 2008.
  5. Fie laver (på et tidspunkt) visions-papir vedr. ønsker t. huset
  6. Niels B. orienterer foreningerne om forsikringer og kopimaskinen. Vi betaler kr. 800 pr år for service inkl. toner. Toner skal bestilles god tid i forvejen. Telefonnr står ved printeren.
  7. Brand-tilsyn d. 29/11
Næste møde 29/1 2008kl. 19 hos Fie

2007-10-16

indsendt 8. mar. 2009 10.00 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.33 ]

FREM bestyrelsesmøde d. 16. okt. 2007
Deltagere: Lis, Fie, Niels H, Olav, Niels B. Afbud fra Steen

  1. Gennemsyn af FREM i torsd d. 17/8 kl. 9.
    Konsulent-firmaet Riskcon tlf. 5695 1556, e-mail: mgj@riskcon.dk.
    Fie og/eller Steen deltager.

  2. Ønsker t. FREM
    Steen og Fie sætter sig sammen.

  3. Nødudgang. Fie følger op på tidligere henvendelse til brandinspektør

  4. Bestyrer/spiritus-bevilling: Niels har lavet ansøgning. Lis leverer tal til "Omsætning for Restauranten".

  5. Forsikringer: Alle forsikringer er nye/ændrede 1/1 2005
    1. Virksomhedsforsikring (præmie 2005 4.080 pr. år):
      Brand, tyveri, vand/storm, drifts-tab, El-skade
    2. All-risks maskinforsikring m.v (præmie 2005 1.164 pr. år).
      Filmfremviser m.v.
    3. Erhvervsansvar (præmie 2005, 1.000 pr. år):
      Person- og ting-skade (hhv. 6 og 2 mio)
    I alt godt 6000 pr. år.
    Niels B undersøger nærmere og orienterer foreningerne

  6. Kopimaskine
    Lis køber patron i Nexø og opsiger Canon service abonnement.
    Vi undersøger om nye (fra mælkebøtten) virker!

  7. Evt.
    Musik-øvelokaler: Olav og Fie søger ca. 10.000 fra Fællesrådets kulturfond til trommesæt.
    Næste møde: tirs. 27/11 kl. 19 hos Fie
    Julefrokost: 14/12 kl 19 hos Lis!!

2007-05-29

indsendt 8. mar. 2009 09.58 af Niels Bjerre   [ opdateret 9. mar. 2009 11.33 ]

Bestyrelsesmøde Tirsd. 29/5 kl. 19 hos Fie
Deltagere: Fie, Lis, Olav, Niels H., Niels B. Afbud fra Steen.

  1. Arbejdsdeling
    Tilføj: Energiaflæsning: Niels H
    Tilføj: Spiritusbevilling: Fie
  2. Maling af facade og døre. Andet på byggesagen?
    Der laves en male-prøve i smøgen mod Bulow
    Når malingen er færdig (inkl. døre) er byggeprojektet afsluttet
  3. Fødevarekontrol
    Vi er sluppet for bøde. Fie laver forskrifter for foreningerne og vores "egenkontrol"
    Fie vil også kontrollere rengøringen ca. 1 gang om ugen.
  4. Sikkerhed i FREM:
    Nødudgang i kælder: Niels B. taler med Steen om hvem der har lukket nødudgangen. Fie snakker med kommunen og forsøger at få dem til at reetablere nødudgang.
    Næste møde i FREM hvor vi ser på EL-sikkerhed, slukkere, 1-hjælps-udstyr m.v.
  5. Brugermøde: Erfaringer
    Godt effektivt møde, selv om der ikke var så mange fremmødte.
    Niels B. sender reminder omkring 1. august om at få ønsker frem inden fristen og før brugermødet i august..
  6. Evt.
  • Niels B og Steen henter kopimaskine, der er doneret af Mælkebøtten. Vi takker!
  • Panel smadret v. toilettet. Olav ser på det.
  • Niels B. skal finde spiritusbevilling t. Fie.
  • Hovedrengøring:
    - Cassiopeia: Operatørrum og foyer
    - NoKids: Scenen
    - NoName: Salen
    - Bestyrelsen: Kælderen
    - SVAK: Loftet
    Færdig: senest v brugermødet d. 27/8
  • Lampe i operatørrum til kontrol af lyset i salen. Niels H får pris - evt. koordineret m. Steen der skal have el-sikkerheds attest fra Nyborg.
Næste møde: Tirsd. d. 14/8 kl. 19. i FREM.

1-10 of 12